¿Cómo ser más productivo? Errores en la planificación de tu agenda

¿Cómo ser más productivo? Errores en la planificación de tu agenda

Normalmente, no solemos dar una gran importancia a una correcta organización de nuestro calendario de actividades. Vamos a ver qué errores de gestión se cometen con mayor frecuencia. No solemos tratar a nuestra agenda de la manera en que se merece, simplemente vamos rellenando los huecos hasta que cada jornada está completa. Y muchos problemas de tiempo y de productividad proceden de una mala planificación en origen.

Puntos débiles de la gestión del calendario

Existe una serie de errores muy habituales que se repiten en la mayor parte de las agendas. Se trata de hábitos adquiridos que llevamos a cabo sin prestarles atención, pero que pueden tener un efecto muy negativo sobre la gestión de nuestro tiempo.

Precisamente, el hecho de insistir en los errores continuamente, día tras día, es lo que hace de esta mala planificación un problema serio, pues nos hace perder muchísimo tiempo en total. Y todo ello sin que nos demos cuenta.

A continuación, repasamos los fallos más usuales de nuestros calendarios. Revisa uno por uno y, por favor, si los detectas, trata de corregirlos de ahora en adelante.

1. Reuniones a primera hora de la mañana

Las citas en el arranque de la jornada impiden que aprovechemos correctamente la llegada al trabajo, momento en el que la mente está fresca. Las dos o tres primeras horas de cada día pueden ser las más productivas, si las desarrollas sin interrupciones y sin paradas para reunirte o para hacer llamadas.

2. Fragmentación de la jornada

Si vamos colocando reuniones, citas o visitas sin ningún tipo de criterio, nuestra agenda aparecerá totalmente troceada, con tiempos muertos en los que no será posible alcanzar nuestra punta de productividad. Trata de concentrar tus citas sin mucha separación entre ellas, manteniendo despejado el inicio del día y reservando mañanas o tardes completas para el trabajo real.

3. Anotación de recordatorios

No utilices tu calendario para anotar tareas. La agenda debe servirte para organizar acontecimientos que han de desarrollarse en una fecha y horario concretos. Existen otras herramientas o aplicaciones para la gestión de tareas y acciones. Si no haces esta diferenciación, tendrás un montón de cosas apuntadas, lo que resultará ser un caos.

4. Repetición de eventos

Todas las agendas de trabajo cuentan con reuniones o eventos periódicos que se han decidido en algún momento, o que se arrastran por simple costumbre. Trata de ser objetivo en cuanto a la utilidad real de esa reunión semanal o mensual que consume atención y energía de todos los asistentes. ¿Es imprescindible o se puede eliminar?

5. Falsa estimación de la duración

Tu agenda miente constantemente: esa comida de trabajo no durará una hora, ni ese viaje implicará tan solo un día y medio. Siempre hay que tener en cuenta que cada actividad implica llegar y marcharse, que siempre se producen demoras. Por lo tanto, sé realista y deja la holgura necesaria, o llegarás agobiado (o directamente tarde) a todas tus citas.

6. No revisar con frecuencia

Es fundamental que repases tu calendario diariamente, pero también que, al menos una vez por semana, trates de extraer conclusiones con respecto al uso que le estás dando a tu tiempo. Intenta establecer una planificación (diaria y semanal) cada vez más realista, ajustada a todos tus proyectos en curso.

7. No destinar tiempo a tus prioridades

Una correcta gestión de tu agenda debe incluir la reserva del tiempo que estimes necesaria para ocupaciones que deben ser prioritarias: comer correctamente y sin prisas, hacer deporte, estudiar, descansar, quedar con los amigos, o cualquier otra actividad lúdica o cultural. Si no te preocupas de apartar tiempo por anticipado para lo que te gusta hacer, llegarán otras tareas menos importantes que ocuparán esas horas.

Para concluir

Si te esfuerzas en subsanar todas estas equivocaciones a la hora de gestionar tu agenda, seguro que evitarás muchas pérdidas de tiempo innecesarias, con lo que conseguirás una mayor eficiencia en el trabajo y una mejora de la productividad.

De todas formas, si las indicaciones dadas te abruman, tal vez tu mala gestión venga motivada por un problema de tipo psicológico, en forma de estrés o ansiedad, que puede estar asociado directamente al trabajo o no. Puedes valorar la opción de ponerte en contacto con un psicólogo online para que te proporcione las respuestas que necesitas. Aquí mismo hay un profesional dispuesto a echarte una mano: Contacto

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